5S는 돈이 되어야 한다

현장에서 TPS를 추진하면서 가장 기본이 되는 5S가 誤(그릇 오)S를 하고 있다는 사실을 주지해야 한다. 가정집에서는 설거지를 많이 한다. 이러한 설거지를 하는 법에는 두 가지가 있다. 하나는 그릇을 깨끗하게 하려고 하는 것과 다른 하나는 설거지를 하려고 설거지를 하는 것이다. 과연 5S를 위한 5S를 하고 있는지, 돈이 되는 5S를 하고 있는지 반성해 보아야 한다.
예를 들어 돈을 많이 들이려 한다거나, 정리라면 무조건 버리는 것으로 착각하는 것이라든지, 보기 좋게 정렬하기 위해서 시간과 돈을 낭비하거나, 마지못해 시키니까 하는 경우가 많다. 또한 ‘나는 잘하고 있다’고 오만하거나, 스텝 바이 스텝으로 차분히 하지 않고 급하고 어렵게 진행하려 한다거나 하는 등 5S를 잘못 이해하고 추진하고 있는 것이 우리의 현실이다. 5S를 誤S로 하지 않고 Oh! Yes로 긍정적으로 하기위해서는 다음의 마음가짐을 가져야 한다.

① 5S는 지식을 지혜의 그릇에 담는 것이다.
② 5S는 지속적으로 생활화하는 것이다.
③ 5S는 돈이 되어야 한다.
④ 5S는 있는 물건을 제대로 쓸 줄 아는 검소한 자세다.
⑤ 5S는 보기 좋게 정렬하는 것이 아니고 쉽게 빼고 넣는 정돈이다.
⑥ 5S는 누구나 쉽게 활용할 수 있어야 하고, 행하고 생각하는 자세를 취해야 한다.
⑦ 5S는 나를 낮춰야 한다. 나는 잘하고 있다고 착각하지 않는다.
⑧ 5S는 눈으로 보는 것이 아니고 마음으로 보아야 한다.
⑨ 5S는 남을 배려할 줄 아는 다소의 희생이 필요하다.
⑩ 5S는 남으로부터 듣고 보고 느껴 넓게 알아야 한다.

과잉 생산은 또 다른 여러 가지 낭비를 만들어내기 때문에 현장에서 발생하는 문제를 숨겨 버리므로 낭비의 뿌리라고도 할 수 있다. 눈으로 보는 관리란 ‘눈에 보이지 않는 숨겨진 문제를 눈에 보이는 문제로 드러나게 해 문제를 개선해 나가는 것’이다.
5S는 누가 봐도 알기 쉽게 해 무엇이 문제인가를 찾고 공유할 수 있게 해야 한다. 보다 쉽고 편하고 안전한 상태에서 안정적으로 제조활동을 할 수 있도록 지속적인 변화를 창조 관리해 나가기 위해 기본이 되는 것이 5S라고 할 수 있다.
평소에 자신의 주변을 깨끗하게 정리, 정돈하며 살아가는 습관이 대단히 중요하다. 잘 정리된 공간은 잘 정리된 사람을 만드는 힘이 있기 때문이다. 정리, 정돈이란 말은 ‘어수선하거나 쓸데없는 것들은 없애고 꼭 필요한 것들은 질서 있게 챙겨두어 가지런히 바로 잡는다’는 뜻이다.
그러나 정리, 정돈이란 말의 범위는 자신이 생활하는 공간이나 자신의 물건을 잘 정돈하는 것만이 아니라 자신의 마음과 생각, 시간, 말, 공부 등에도 적용된다. 정리, 정돈하는 습관은 다음과 같은 이점이 있다.

① 기억력과 집중력을 높여준다.
② 자립심과 책임감을 길러준다.
③ 다른 사람들을 배려하는 사회성을 길러준다.

어느 부모든지 자신들의 자녀들이 시간활용을 잘 하기를 원하고 집중력이 높아지기를 원하며 학습 능률이 오르기를 원한다면, 그리고 자기가 해야 할 일을 스스로 잘하는 아이로 자라기를 바란다면 먼저 자녀들에게도 정리, 정돈하는 습관부터 길러 주어야 한다.
그렇다면 자신들의 자녀들에게 정리, 정돈 잘하는 습관을 길러주려면 어떻게 하여야 할까? 첫째로 부모 자신이 먼저 정리하는 습관을 가져야 한다. 그래서 자녀들에게 보여 주어야 한다. 최고의 교육법은 가르치는 것이 아니라 스스로 보고 배우도록 하는 교육이다. 자녀들에게 정리, 정돈하는 습관을 길러 주기 위해서는 부모가 항상 깨끗이 정리, 정돈하고, 물건을 사용한 후에는 제자리에 두는 습관을 지켜야 한다. 이와 마찬가지로 기업에서도 상사들이 먼저 솔선수범해서 행동하고 부하들을 잘 가르쳐 정리 정돈하는 습관을 키우도록 해야 한다.

 5S의 첫 번째 S인 정리활동

5S의 첫 번째 S인 정리활동에서 ‘정리’라는 말은 많은 경우 잘못 쓰이고 있다. ‘정리해’라고 지시하면, 지금 흩어져 있는 물건을 다시 진열하고, ‘예, 끝났습니다’라고 한다. 정리는 다시 진열하거나 다시 쌓거나 하는 것이 아니다. 이것을 정리해, 다시 진열한다고 해서 ‘정렬’이라고 불린다. 정리가 정확하게 사용되는 것은, ‘인원정리’나, ‘외주정리’라는 표현의 경우다.
회사가 불황이 되면 필요한 사람과 필요하지 않은 사람을 분명히 나누어, 필요하지 않는 사람을 사직하게 하는 것을 인원정리 또는 정리해고라고 한다. 이 경우의 정리는 의미 그대로 정확하게 사용되었다. 그러나 공장과 사무실에서는 정리하라고 하면 대부분 정렬해 놓고 정리했다고 한다. 다시 한번 당연히 알고 있는 이 말의 정의를 재확인해 보겠다. 정리란 ‘필요한 것과 필요하지 않은 것을 분명히 나누어, 필요하지 않은 것을 버리는 것’이다.
정리의 순서는 대상범위를 정하고 필요품, 불급품, 불필요품의 정의를 명확히 하며 필요품, 불급품, 불필요품을 구분한다. 이것을 위해 ‘붉은 표찰 작전’을 수행한다. 붉은 표찰이 붙은 불필요품을 처분하고 면책구역을 운영해 정리를 하며, 정리활동 양식에 정리하는 것이다.
이렇게 정의만을 보면 간단한 것처럼 보이지만 실제로 해보면 매우 어렵다. 우선 필요한 것과 필요하지 않은 것의 구분을 쉽게 할 수 없다.
또 한 필요하지 않은 것을 버린다고 생각해 보면, ‘이 부품은 다음 수주에서 사용하겠다’라든가 ‘이 기계는 너무 비싸서 폐기는 곤란해’ 등으로 사용하지 않는 재고와 기계가 늘어나서 매일 생산활동에 지장을 초래한다. 이처럼 정리되지 않아서 발생하는 실수나 불량의 원인이 되거나 낭비가 되는 것은 다음과 같은 것이 있다.
① 불필요한 재고는 여분의 재고 비용을 발생시킨다.
② 불필요한 자료나 서류는 여분의 캐비닛이나 서류장을 필요로 한다.
③ 불필요한 제품은 창고나 선반이나 귀중한 공간을 차지한다.
④ 여분의 운반이 발생해 불필요한 팔레트나 대차가 필요하게 된다.
⑤ 재고조사 등 불필요한 물건의 관리와 사람이 필요하게 된다.
⑥ 설계 변경이나 녹, 변질 등 사장화(死藏花) 되어버린다.
⑦ 불필요한 재공은 품질 불량, 기계 고장 등 개선의 싹을 꺾어 버린다.
⑧ 불필요한 설비는 매일 생산에 방해가 된다.
⑨ 설비 레이아웃의 변경이 어렵다.

그래서 공장의 더러움이나 정리되어야 할 낭비를 눈으로 보아 알 수 있도록 하기 위해 눈으로 보는 정리인 붉은 표찰 작전을 실시한다. 이 작전을 실행하면 공장의 곳곳이 붉게 물드는데 그 표찰이 없어질 때까지 붙어있기에 결국은 정리를 하게 된다.

 5S의 두 번째 S인 정돈활동

‘정 돈’도 매우 자주 듣는 말이지만, 그 정의대로 잘 실천되지 못한다. 정돈은 겉으로 보기에 깨끗하게 물건을 나열하는 것이 아니다. 그것은 ‘진열’이라고 불러야 한다. 정돈은 반드시 정리라는 단어와 한 쌍으로 사용된다. 정리를 함으로써 자기 주변에는 필요한 것만이 남는다. 그 다음은 이 필요한 것을 누구라도 바로 알 수 있게 하고 사용하기 쉽게 되어 있어야 한다. 이런 의미로 정돈이란 물건을 놓는 방법에 대한 표준화라고 할 수 있다.
정돈이란 ‘필요한 것을 사용하기 쉽게 제자리에 놓아 누구나 알 수 있도록 명시하는 것’이다. 다시 말하면 필요한 것을 쉽게 찾아 사용할 수 있도록 보관장소와 수량을 정해 그 곳에 놔두고 표시해 두는 것이다.
정 돈의 순서를 살펴보면, 불필요한 물건을 먼저 제거하고 필요한 물건의 보관 품목과 수량을 정한다. 그리고 보관장소를 지정하고 보관장소나 놓는 물건에 위치 표시를 한다. 위치 표시는 우체부가 주소를 보고 잘 배달하듯이 소재지와 번지 표시를 정확하게 해야 한다. 보관할 때는 꺼내기 쉽게 ‘놓는 방법’을 정하고 그 내용을 등록대장에 기록하고 점검과 지도를 해야 한다.
그리고 가장 중요한 것은 ‘정돈은 누구나 알 수 있게’ 해야 한다. 이것이 공장에서는 특히 중요하다. 베테랑의 경험과 직감으로 밖에 알 수 없게 되면 안 된다. 이와 같이 누구나 물건의 출납을 원활하게 할 수 있게 하기 위해 정상과 이상을 구분할 수 있도록 눈으로 보는 정돈이 잘 되어 있어야 한다.
정돈도 간판 작전이 필요하다. 정리할 때의 간판 작전은 불필요한 것에 붙여 그것을 제거하는 도구로 활용했지만 정돈 단계에서의 간판 작전은 상점에 간판을 붙여 찾기 쉽게 하듯이 무엇이 어디에 몇 개 있는지 눈에 보기 쉽게 간판을 만들어 붙이는 작업을 말한다.
간판 작전은 크게 두 가지로 나눌 수 있다. 첫 번째는 재고에 대한 표시다. ‘어디에’ 라는 장소 표시를 하고 ‘무엇’이라는 품목표시를 하며 ‘몇 개’인지 수량을 표시해 두어야 한다. 두 번째는 기계에 대한 표시인데 기계명, 공정명, 담당자, 구입 년월일 등을 기계에 붙이거나 천정에 매다는 것이다.
이와 같은 정돈도 점차적으로 그 수준을 점점 높여 효율 있는 직장으로 개선해 나가야 한다.

 5S의 세 번째 S인 청소활동

대부분의 사람은 집에서나 자신의 차량에 대해서는 청소를 잘 하고 있지만 그 이외의 청소는 전혀 하지 않는다. 특히 공장이나 공정에서 자신이 다루는 기계는 집에 있는 시간보다 오랜 시간을 함께 있는 것이지만 청소하지 않는 경우가 많다. 자기 자신은 집에 가면 하루의 피로를 씻어내기 위해 샤워도 하고 목욕도 하지만, 자신의 봉급을 주게 하는 설비나 직장의 청소는 잘 하지 않는다. 봉급을 받아 사는 집을 유지하기 위해서라도 직장에서는 자신의 집 이상으로 청소를 해야 하는 것이다.
청소란 ‘항상 쓸고 닦아서, 깨끗이 하는 것’이다. 즉 청소란 바닥, 벽, 설비, 비품 등 모든 것의 구석구석을 닦아 깨끗한 근무환경을 조성하고, 숨겨져 보이지 않는 작은 결함을 발견하는 것이다. 청소하는 순서를 살펴보면 청소대상과 청소담당을 결정하고, 청소방법을 결정한 후 청소도구를 결정한다. 그리고 청소를 시행하면 된다.
청소를 빈틈없이 행한 공장이 품질도 좋다고 할 정도로 둘은 밀접한 관계가 있다. 청소도 레벨이 세 단계가 있다. 우선 바닥은 비로 쓸고, 기계는 천으로 닦는 것이 청소의 기본이며 첫 번째 단계다. 이 단계는 빗자루와 걸레로 먼지, 쓰레기, 더러움을 제거하는 단계다.
두 번째 단계는 ‘청소는 점검’이라는 단계의 청소를 말한다. 여기서는 기계의 결함을 감지하고 발견한다, 특히 구동부의 점검과 오일 에어 배기 등의 점검이 필요하다. 또 보전활동의 일일 점검 업무와 일체화시켜 ‘청소는 점검이다’라고 생각하고 보전과 연결하는 것이 바람직하다. 먼지와 더러움이 생기지 않을 만한 장치도 필요하게 된다. 특히 금속 부스러기, 기름이 새는 것 등은 쓸고 닦아서 깨끗하게 할 것이 아니라 원점적 개선이 필요하다.
세 번째는 ‘개선하는 청소’다. 청소를 하면서 발견된 결함은 즉시 복원되어야 한다. 특히 기계나 설비상태는 작업자가 가장 잘 알고 있는 것이다. 기계를 천으로 닦을 때에, ‘저런! 기름이 새고 있잖아’라든가, 이 곳에 부품 손상이 있다든가 하는 것을 발견할 수 있다. 자체적으로 보전이 어려우면 즉시 보전 담당에게 부탁해야 한다. 청소할 때는 작업자와 보전계의 직장의 벽을 제거하고, 자주보전 활동을 전개하는 것이 중요하다.  

5S의 네 번째 S인 청결활동

청결이란 지금까지의 3S인 정리, 정돈, 청소와 조금 다른 면이 있다. 지금까지의 3S는 모두 ‘~한다’라는 ‘동작’의 상태를 나타낸 것이다. ‘정리한다, 정돈한다, 청소한다’라는 말로 바꾸어도 이상하지 않다.
그러나 ‘청결’이라는 말은 동작의 상태를 표현하는 것이 아니다. 즉 ‘청결한다’라고는 말하지 않는다. 청결은 어디까지나 ‘어느 시점’이나 ‘결과’를 나타내는 말이다. 어떤 결과의 상태를 표현하는 말이라고 할 수 있다.
청 결이란 ‘정리, 정돈, 청소의 3S를 유지하는 것’이다. 청결이란 먼지, 쓰레기 등 더러움이 없이 깨끗하고, 문제점(결함)이 발견되었을 때 한눈에 발견할 수 있는 상태를 유지하는 것이다. 때문에 정상인가 비정상인가를 한눈에 알 수 있도록 하는 것이 중요하다.
청결이란 정리, 정돈과도 관계되지만 특히 청소와는 대단히 깊게 관련되어 있다. 기계의 회전부나 설비가 기름과 먼지로 더러워지지 않도록 쓸고 닦는 것이 청소이며, 이 깨끗한 상태를 오래 보존하는 것이 청결이다.
청 결한 상태를 유지하기 위해서는 정리, 정돈, 청소에 대한 책임 분담을 명확하게 해야 한다. 누가 어디를 어떻게 명확하게 알도록 공장구역과 그 배치도를 그리고 담당 지역을 정하고 담당자의 이름을 명확하게 기록해야 한다. 그리고 무엇을 점검하고 어떻게, 언제 실행하고 점검하는지 명확하게 해 두어야 한다. 중요한 것은 이러한 일들이 업무 속에 편입되어 있어야 한다. 5분 5S라든지 정규 시간 속에서 계속 체크해 나가는 것이다.
청결이 한 단계 레벨 향상이 되려면 더러우니까 청소를 실시해 청결함을 보존하는 것에서 나아가 ‘더러워지지 않는 근본적인 청결’로 개선해야 한다. 그래야 보다 강력한 5S를 추진할 수 있는 것이다.
바 닥에 기름이 고여 계속 걸레로 훔치고 바닥에 금속 부스러기기 흩어져 있으면 빗자루로 쓸어서 청결하게 유지하는 것이 중요하지만, 청결 단계에서는 ‘왜’를 반복 추구해 오염되거나 누유 되는 근본원인을 알아서 오염이나 누유가 일어나지 않는 근본대책이 필요하다.
불필요한 물품이 발생하지 않게 해야 하고 정돈하지 않아도 저절로 정돈되는 시스템을 만들고 더러워지지 않도록 근본 원인을 제거하는 활동이 청결 레벨을 높이는 활동이라 할 수 있다. 

5S의 마지막 S인 마음가짐(습관화) 활동